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Der Notfallkoffer – Was tun, wenn der Chef plötzlich ausfällt?

In der Tat, es ist ein sehr unangenehmes Thema mit sich der Geschäftsführer eines Unternehmens befassen muss: Was passiert, wenn ich als Chef plötzlich durch Krankheit oder Unfall längerfristig ausfalle? Wie sicherere ich die Existenz meiner Firma und somit auch die Arbeitsplätze meiner Mitarbeiter? Ist meine Familie abgesichert? Viele Unternehmer machen sich darüber weniger Gedanken, da ein solches Szenario in weiter Ferne scheint. Mit einem Notfallkoffer – betrieblich und privat – kannst du solchen Situationen vorbeugen und die Zukunft deines Unternehmens, wie auch deine private Zukunft, im Falle eines Falles sichern.

Was ist ein Notfallkoffer?

Damit ist ein Ordner gemeint, in dem alle relevanten Dokumente wie Verträge, Vollmachten und Passwörter zusammengeführt sind, damit die Leitung deines Unternehmens durch einen Stellvertreter gesichert ist. So kann die Firma auch dann weitergeführt werden, wenn du als Chef plötzlich ausfällst.

Finde deinen Stellvertreter

Wichtig ist, dass du dich um einen geeigneten Ersatz kümmerst. Nicht nur das Vertrauen zwischen dir und deinem Stellvertreter muss sichergestellt sein. Die Person soll sowohl fachlich qualifiziert sein, als auch gut Mitarbeiter führen können. Bestenfalls ist sie bereits fest im Unternehmen integriert und kennt die firmeninternen Abläufe. Ein geeigneter Stellvertreter kann ein Familienmitglied, Mitarbeiter, Miteigentümer der Firma als auch eine externe Person sein.

Unerlässlich: Das Gespräch mit deinem Stellvertreter

Ein Gespräch mit deinem Stellvertreter ist unumgänglich. Stell ihm die Frage, ob er bereit ist, diese Verantwortung zu übernehmen. Nichts ist schlimmer, als wenn der Nachfolger nichts von seiner neuen Aufgabe weiß und diese möglicherweise nicht übernehmen möchte. Geh mit ihm die einzelnen Inhalte des Notfallkoffers durch, damit er einen guten Überblick über alle Verantwortungsbereiche erhält. Stell ebenso mit deinem Stellvertreter zusammen einen Vertretungsplan auf, in dem festgehalten ist, welche Aufgaben von welchen Personen innerbetrieblich übernommen werden. Das nimmt etwas Aufgaben- und Sorgenlast von den Schultern des Stellvertreters. Nachdem alle Unklarheiten geklärt sind, ist es ratsam mit ihm schriftlich festzuhalten, dass er die Stellvertreter-Rolle für dich einnehmen wird. Informiere ihn darüber hinaus über den Verbleib des Notfallkoffers, dass er im Ernstfall darauf zügig Zugriff hat.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, einen Notfallkoffer zusammenzustellen?

Die Antwort ist einfach: diese Aufgabe sollte auf deiner Prioritätenliste ganz oben stehen. Denn im Ernstfall wie bei einer plötzlichen Krankheit, hat deine Genesung absoluten Vorrang. Du solltest dir in dem Moment keine Gedanken machen müssen, wie es mit deinem Unternehmen weitergeht, sondern das gute Gefühl haben, dass alles bereits geregelt ist.
Wichtig ist auch, dass dich die Zusammenstellung des Notfallkoffers nicht abschreckt. Es scheint eine Mammutaufgabe, einen gut strukturierten und vollständigen Notfallkoffer zusammenzustellen. Der Nutzen für dich und dein Unternehmen ist aber umso größer. Damit du einen Überblick darüber gewinnst, was für wichtige Informationen und Unterlagen in einen betrieblichen Notfallkoffer hineingehören, fassen wir diese für dich kurz und knapp zusammen.

Eine Übersicht für den Inhalt deines betrieblichen Notfallkoffers, findest du hier.

Was gehört in einen betrieblichen Notfallkoffer?

In einen Notfallkoffer gehören alle wichtigen Dokumente, die für die Fortführung deines Unternehmens notwendig sind. Folgende Gliederung kann dir dazu als erste Orientierung helfen:

  • Persönliche Daten deines Stellvertreters sowie die dazugehörigen Vollmachten
  • Personaldaten deiner Mitarbeiter wie Adresse, Gehaltsliste, Steuer- und Sozialversicherungsnummer
  • Verträge und behördliche Unterlagen wie Handelsregisterauszug, Gründungsvertrag, Kreditverträge
  • Daten von Kunden und Lieferanten, wie Anschrift, Zahlungsbedingungen, Konditionen und Sondervereinbarungen
  • Hinweise zur Firmensoftware und Emailkonten, Softwarelizenzen und dazugehörige Verträge
  • Versicherungen von deinem Unternehmen, Kopien von sämtlichen Versicherungspolicen und dazugehöriger Hinweis, wo sich die Originale befinden
  • Schlüssel (physisch) sowie eine Aufstellung aller Pins und Passwörter
  • Sonstige Dokumente wie aktuelle Bewerbungsverfahren, Rechtsstreitigkeiten, Bilanzen und betriebswirtschaftliche Auswertungen

Unser Tipp:

Eine Anleitung für den vollständigen Inhalt eines Notfallkoffers, der auf jedes Unternehmen passt, gibt es nicht. Jedes Unternehmen ist anders. Bedingt durch unterschiedliche Rechtsformen, Unternehmensprozesse und viele weitere Faktoren. Hol dir deshalb Hilfe von deinem Anwalt oder Notar, welche Dokumente in deinem Notfallkoffer gehören.

Regelmäßiges Aktualisieren deines Notfallkoffers

Wichtig ist, dass die Inhalte des Notfallkoffers von dir in einem regelmäßigen Turnus (Empfehlung: alle 6-12 Monate) auf Aktualität geprüft werden. Beim Eintreten des Ernstfalls sind alte und abgelaufene Dokumente wertlos und es ist eine enorme Herausforderung für deinen Stellvertreter und deine Familie, alle Informationen zusammenzutragen.

Unser Tipp:

Das Anlegen eines Notfallkoffers ist eine sehr umfangreiche Aufgabe. Setze dir ein realistisches Ziel, bis wann der Notfallkoffer fertiggestellt sein soll. Hol dir ggf. Hilfe von Angestellten deines Unternehmens. Du kannst einzelne Sachen gut verteilen, um deine Aufgabenlast zu verringern. (z.B. kann dein Mitarbeiter in der Administration/Buchhaltung die Versicherungspolicen für dich zusammentragen oder Mitarbeiter aus der IT erstellen dir die Login- und Passwortliste).

Der private Notfallkoffer

Im Zusammenhang mit der betrieblichen Absicherung deines Unternehmens, ist es ratsam, auch deine privaten Vorkehrungen in einem Notfallkoffer zusammenzuführen. Damit haben deine Angehörigen einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf alle Informationen und Dokumente, die im Ernstfall wichtig sind.
Informiere deine(n) Ehepartner/in oder die Person deines Vertrauens über den Verbleib des Notfallkoffers. Somit kann alles in die Wege geleitet werden, solltest du kurzfristig ausfallen.
Folgende Aufzählungen geben dir eine kleine Orientierung, was im privaten Notfallkoffer enthalten sein sollte:

  • Kontaktdaten aller Personen, die informiert werden müssen. Sowohl im Inland als auch im Ausland
  • Persönliche Unterlagen wie Organspendeausweis, Hinweise zu Operationen und Medikamenten, die regelmäßig eingenommen werden
  • Wichtige Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunde und Testament
  • Aufstellung des Privatvermögens mit Angabe zu Bankschließfächern, Aufstellung aller Immobilien sowie von Sachvermögen
  • Liste deiner privaten Versicherungen mit Angabe des Ansprechpartners des Versicherungsmaklers
  • Sonstige Dokumente, wie beispielsweise Konsumkredite oder Hinweise zum digitalen Erbe

Auch hier gilt: Jede Person ist (finanziell) anders aufgestellt. Daher solltest du dir Hilfe bei deinem Anwalt und Steuerberater suchen, um zu erfahren, was für deinen privaten Notfallkoffer relevant ist. Da sich deine private Lebenssituation im Laufe der Zeit ändern kann, empfiehlt es sich, dass du eine jährliche Anpassung deines Notfallkoffers vornimmst.

Eine Übersicht für den Inhalt deines privaten Notfallkoffers, findest du hier.

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